Temmple Logiciel de caisse en ligne
Le fonds de caisse a avant tout pour but de clarifier le montant réel dont vous disposez en espèce
dans votre tiroir caisse.
Pour faire simple, cette opération consiste à compter le montant en espèce dans votre tiroir, et de le
reporter dans le logiciel. Le logiciel vous permettra de vérifier que le montant que vous avez obtenu
correspond bien à ce que vous êtes sensé avoir. Il vérifiera cela en calculant tous les mouvements
ayant été opérés dans la journée (fonds de caisse précédent, ventes, frais de caisse etc...).
Une première vérification de ce fonds de caisse doit à tout prix se faire avant de commencer votre journée
de ventes. Il faut déjà commencer par veiller à ce que le fonds de caisse indiqué (que vous êtes sensé avoir)
correspond bien à ce qu'il y a réellement dans votre tiroir caisse. Ce n'est peut-être pas vous qui
avez renseigné le dernier fonds de caisse la veille, et vous n'êtes pas à l'abri qu'une erreur ait été commise.
Si vous détectez déjà une anomalie avant même de commencer à vendre, mieux vaut corriger cela immédiatement.
Une dernière vérification du fonds de caisse devra se faire à la fin de votre journée de vente, juste avant
de clôturer.
Notez qu'évidemment, le fonds de caisse peut être contrôlé à n'importe quel moment de la journée afin de vérifier
que le montant théorique qui vous est affiché par votre caisse correspond à la réalité, et que vous puissiez
détecter d'éventuelles erreurs avant de faire celui de fin de journée.
Le menu vous permettant de gérer votre fonds de caisse est accessible via le menu "synthèse journée" (le menu
récapitulatif des ventes en cours dans la journée).
L'icone pour accéder au menu du fonds de caisse se trouve en haut à droite, c'est une icone sur fond bleu
avec le sigle dollar.
Une fois que vous avez accédé à cette page, vérifiez bien que vous êtes positionné sur la bonne date avant de commencer.
Notez que le fonds de caisse ne pourra absolument plus être modifié une fois la journée clôturée. Veillez
donc à le vérifier avant d'effectuer toute clôture (si vous comptez gérer votre fonds de caisse avec
l'application).
Comme nous vous le disions, il est important de contrôler votre fonds de caisse avant de commencer vos ventes.
Pour cela, veillez à ce que "fonds de caisse précédent" corresponde bien à ce que vous avez en espèces dans le tiroir.
Notez que si c'est la première fois que vous utilisez le menu fonds de caisse, celui-ci sera de zéro, il vous
faudra alors simplement le compléter.
Pour information, si vous enregistrez un fonds_de_caisse de caisse précédent différent de ce qui était indiqué au préalable
dans la case, un message indiquera que le fonds de caisse a été forcé. Car hormi à la première utilisation,
cette case "fonds de caisse précédent" est sensée être juste d'entrée, sauf si la personne ayant fait le
dernier fonds de caisse précédent s'est trompé.
Il s'agit des différentes dépenses que vous avez éventuellement pu faire dans journée avec l'argent de la caisse.
Ce panneau se situe sur la droite, et vous permet donc de pouvoir saisir ce type de frais. Si vous utilisez par
exemple les sous de la caisse pour vous payer un café, ou rémunérer le laveur de vitre.
L'inverse est également possible, il faut également notifier les apports que vous pouvez faire pour approvisionner
la caisse en espèces.
Ne pas comptabiliser ce type de mouvements (que ce soit en plus ou en moins), fausserait votre fonds de caisse.
Commençons par le champ "Espèce reçu des ventes", il vous indique simplement le montant des espèces reçues en paiement dans la journée. Viens ensuite le théorique, qui vous indique le montant que vous êtes sensé avoir réellement. Après avoir calculé le montant total de vos espèces en tiroir, indiquez celui-ci dans la case "fonds de caisse réel". Le logiciel calculera automatiquement la différence avec le théorique. Le montant de cette différence est visible dans la case "Ecart". Vous comprenez donc que c'est écart est sensé être de zéro. Si ce n'est pas le cas, c'est forcément qu'une erreur est présente quelque part (dans vos encaissements très certainement, mais peut-être aussi dans vos frais de caisse). Et enfin la case "remise en banque", est celle dans laquelle vous indiquez le montant que vous retirez de la caisse pour être remis en banque. Veillez bien à renseigner cette information après avoir renseigné le fonds de caisse réel. Cliquez toujours bien sur "enregistrer" après la moindre saisie, pour sauvegarder. Lorsque vous vous connecterez le lendemain au fonds de caisse, le "fonds de caisse précédent" affichera bien ce que vous avez laissé aujourd'hui, à savoir le fonds de caisse réel moins le montant remise en banque. Nous insiston une nouvelle fois mais veillez à ce que votre fonds de caisse soit juste avant d'effectuer votre clôture. A ce sujet, avant de clôturer veillez également à ce que les totaux de vos autres modes de paiement soient juste également. Le menu "fonds de caisse" ne gère que les espèces, mais vous devez évidemment contrôler les autres montants (cartes bancaires, chèques etc...) avant de clôturer.