L'inventaire magasin

Pourquoi et comment faire un inventaire magasin

Le but d'un inventaire

Le but d'un inventaire est avant tout de comptabiliser votre stock. Il sert à dénombrer exactement le nombre de marchandises présent en magasin ainsi qu'à l'intérieur des réserves. Celui-ci doit être réalisé au minimum une fois par an comme l'exige le code du commerce, mais libre à vous de le réaliser ponctuellement plusieurs fois dans l'année pour faire un point fréquent sur vos anomalies, ce que nous vous recommandons fortement. Vous devrez donc quoi qu'il en soit en faire au moins un comme la loi le demande, cela permettra également de valoriser l'état de votre stock pour la comptabilité.
La valeur de votre stock sera calculée en additionnant la valeur de chacun de vos produits en prix d'achat. L'inventaire est très important pour que vous puissiez mener à bien votre gestion de stock. En effet, le fait de posséder un stock juste informatiquement (puisque corrigé par votre inventaire), vous permettra de gagner énormément de temps, en pouvant vous fier à ce que l'application vous annonce.
La gestion de stock informatique est aujourd'hui primordiale à bien des niveaux. Elle va par exemple vous permettre de rediriger un client vers une autre boutique ayant l'article à disposition si votre magasin est en rupture, ou encore par exemple de réaliser des transferts entre les différents points de vente afin de mieux optimiser vos ventes selon l'écoulement. D'où l'importance pour pouvoir réaliser tout cela d'avoir déjà informatiquement un stock qui est juste (à corriger grâce à l'inventaire).

La correction informatique du stock

Le but final est simple, vous voulez tout simplement que votre stock logiciel, corresponde scrupuleusement à la réalité. Pour cela, le stock va être relevé, et il va falloir corriger toutes les anomalies pouvant exister entre ce que vous êtes sensé avoir en stock, à savoir le stock "théorique", et le stock réel. Quelques conseils pour que votre inventaire se déroule dans les meilleurs conditions :

• Faites un planning pour identifier précisément le jour où vous comptez réaliser votre inventaire
• Déterminer au préalables les employés qui seront affectés à cette tâche, et quelle partie du magasin elles devront relever
• Formez au préalables les employés, pour ne pas qu'ils découvrent la procédure le jour-même
• Si possible arrêtez tout mouvement de stock pour avoir la précision la plus grande possible. Fermez le point de vente s'il le faut, ou faites votre inventaire en dehors des heures d'ouverture

Les trois méthodes pour inventorier le stock

Temmple vous propose trois méthodes pour pouvoir relever le stock, et ainsi faire remonter les anomalies de stock entre la réalité et le stock logiciel.

• L'inventaire manuel

Cette méthode peut s'avérer rapide si vous n'avez pas beaucoup de produits à contrôler. Le principe est simple, c'est d'éditer sur papier un état de stock, pour ensuite contrôler dans le magasin que le stock réel correspond bien, en ne manquant pas d'annoter toutes les anomalies existantes. Il suffira ensuite de retourner dans chaque fiche produit ayant une erreur de stock pour la corriger.

• L'inventaire via le lecteur de codes-barres

Avec cette méthode, le principe est d'utiliser votre lecteur de codes-barres habituel (celui utilisé pour biper vos produits en caisse) pour relever vos codes-barres. Il y a deux possibilités pour pouvoir utiliser cette méthode. Soit vous avez la possibilité en magasin de rapatrier tous vos produits en caisse pour pouvoir les biper. Soit vous pouvez utiliser un ordinateur portable auquel le lecteur de codes-barres (aussi appelé "douchette") sera relié, pour vous déplacer dans vos rayons et votre réserve pour biper les produits. La suite de la procédure se passe dans Temmple, le logiciel contrôle les anomalies entre les codes-barres bipés, et son stock théorique.

• L'inventaire via un appareil d'inventaire

Le grand avantage de l'appareil d'inventaire est qu'il est mobile. Le principe est le même que pour un lecteur de codes-barres, sauf que grâce à sa mémoire interne, il n'a pas besoin d'être relié à quoi que ce soit pour la phase de bipage (c'est un outil spécialement dédié à ce type d'utilisation). L'appareil d'inventaire que nous proposons pour Temmple est l'OPN2006, à peine plus gros qu'une clé de voiture, mais redoutablement efficace. Lorsque la saisie des codes-barres est terminée, il vous suffit de brancher l'appareil en USB à votre ordinateur. L'appareil se comporte ensuite comme une clé USB. Vous l'ouvrez via votre explorateur, et récupérez simplement le fichier de codes-barres qu'il contient. Vous pourrez ensuite uploader ce fichier sur l'application qui se chargera de faire ressortir vos anomalies.

Vos anomalies de stock

L'inventaire permettra de mettre en évidence une certaine démarque, relevant d'anomalies quant à la quantification du stock de certains produits. On reconnaît deux types de démarques existantes :

• La démarque connue.
  Elle correspond à l'ensemble des produits qui devrait être dans le stock mais qui ne sont pas, et cela pour des raisons clairement identifiée. Cela peut-être pour de la casse, des vols identifiés ou autre.
• La démarque inconnue.
  Ce sont tous les produits qui devraient être en stock mais qui n'y sont pas, et cela pour des raisons inconnues. Exemple: vol non identifié (cela peut être par des clients mais aussi du personnel), des oublis, des erreurs de réception ou des erreurs de transfert. L'erreur de stock peut également provenir d'un produit mal identifié en caisse, vendu pour un autre, ou d'un mauvais étiquetage.

Réduire la démarque inconnue

En cas de démarque inconnue trop importante dans votre magasin, il faut mettre en place des méthodes qui permettent de la réduire, car cela peut causer des problèmes de trésorerie et peut faire perdre énormément d'argent à votre entreprise si ce n'est pas surveillé. Plusieurs moyens existent pour lutter contre la démarque inconnue. Commençons par la prévention contre le vol, la vidéo-surveillance est une première possibilité. De nombreuses sociétés proposent leur service pour ce type d'installation. Ce sont souvent des caméras sur ip qui sont installées. Vous avez la possibilité par le biais d'une application de regarder en temp réel ce qui se passe dans votre magasin. Installez les caméras évidemment de manière à ce qu'elles filment les endroits les plus stratégiques du magasin comme les rayons les plus importants, ou encore les points caisses si vos doutes portent sur un employé. Vous aurez même la possibilité avec certains logiciels de re-visualiser certaines périodes bien précises, suite à un incident par exemple.
Outre la vidéo-surveillance, vous pouvez aussi mettre en place un système d'antivols, qui vous alerteront au passages des portiques à l'entrée du magasin. Cette méthode nécessite cependant une manutention supplémentaire pour la mise en place des badges magnétiques sur vos produits, et faites attention à ce qu'ils ne les abiment pas. Selon la zone où se situe votre commerce, il peut également être utile et rassurant de faire appel à une équipe de sécurité, qui surveillera avec attention ce qui se passe dans votre boutique quand vous ou votre équipe avez le dos tourné. Les vigiles sont également un moyen de dissuader les tentatives de vol.
Concernant les démarques liées à des erreurs de gestion du stock (donc liées à des erreurs de manipulation d'enregistrement des mouvements de stock), c'est une solution "humaine" qui est à appliquer. Il faut tenter d'identifier les employés réalisant le plus d'erreurs de saisies, et les sensibiliser au maximum sur l'importance d'avoir des stocks informatiques justes. La maladresse existe et est acceptable, mais trop de maladresse peut malheureusement cacher un désintérêt total de faire attention à vérifier ce que l'on fait...