La caisse

La caisse enregistreuse en magasin

Un outil évolué

Le choix du logiciel d'encaissement est un élément ô combien important dans l'équipement d'un magasin. Et par le mot caisse, nous parlons finalement clairement d'une gestion de magasin. En effet, le temps ou la caisse n'avait comme utilitée que cet unique moment final d'encaissement du règlement client est clairement révolu depuis déjà un moment. La caisse actuellement telle que nous la concevons est désormais partie intégrante de votre magasin. Elle ne se résume pas qu'à comptabiliser vos paiements reçus, mais va bien au delà, se révélant aujourd'hui totalement indispensable à une bonne gestion du magasin, englobant également l'administration de vos produits et services d'une manière plus générale.
L'ensemble de votre offre de vente est informatisée, et la vente ne représente qu'un flux parmi les nombreux mouvements que vont comptabiliser vos produits. Et ceux-ci, grâce au logiciel vont être soumis à une traçabilité à tous les niveaux : réceptions en stock, ventes (évidemment), retours clients en boutique, inventaires, éventuellement transferts entre les magasins etc... Le logiciel de caisse se doit d'être un véritable soutien à l'écoulement de vos produits, de l'arrivée d'un produit dans votre stock, jusqu'à sa rupture complète. La caisse n'englobera pas seulement tous les aspects liés aux produits, mais permettra également de suivre avec précisions bon nombre de points étroitement liés à vos ventes. Citons comme exemples la gestion de vos promotions ou encore la fidélité client.
La caisse doit servir de véritable support analytique, afin de vous mettre à dispositions les informations les plus importantes, primordiales pour les décisions que vous avez à prendre, comme par exemple le choix des typologies de produits que vous commandez chez vos fournisseurs, les produits à reconduire ou non selon leur écoulement.
Vous comprenez donc à quel point il est crucial de choisir son logiciel de caisse avec attention, en prenant le temps de bien déterminer vos besoins, et les solutions que celle-ci pourra vous apporter pour y répondre.

Choisir une caisse adaptée à son type de commerce

Cela peut paraître évident, mais pourtant beaucoup de magasins détaillants se trompent encore sur le choix de leur caisse enregistreuse. Or, la dimension métier est tellement importante, qu'il est fondamental de veiller à ce que le logiciel que vous choisissez soit en parfaite adéquation avec votre activité parmi les offres que vous pouvez trouver sur ce marché. Si vous êtes par exemple restaurateur, inutile vouloir vouloir utiliser notre logiciel de caisse en ligne Temmple, nous sommes spécialisés pour les magasins de détail, ce ne serait donc pas adapté. L'offre en matière de caisse aujourd'hui est relativement conséquente, il faut donc être vigilant concernant votre choix. Il faut éviter de vous diriger vers un logiciel de caisse trop simpliste, avant tout pensé pour la vente à emporter, si vous vendez par exemple du prêt à porter, au vu des problématiques que ce métier comporte (gestion des tailles, des couleurs, des collections etc...). Effectivement au niveau de la vente et de l'encaissement cela fonctionnera, mais les limites vont vite se faire ressentir sur tout le reste, notamment sur la gestion du stock, primordiale dans cette activité. Si vous êtes restaurateur, inutile de vous tourner vers un logiciel de retail, et inversement (cette erreur est souvent faite). Chacun son domaine d'activité, Temmple se concentre uniquement sur la vente au détail. Notez au passage que sur Temmple il vous est possible de paramétrer vos fiches produits et vos fiches clients, afin de personnaliser les champs et obtenir des caractéristiques complètement adaptées à votre métier.

Caisse en ligne versus caisse locale

Annonçons le d'entrée, les avantages d'une caisse dématérialisés sont bien supérieurs comparé à une caisse locale. Les caisses en locales vous obligent bien souvent à avoir une licence spécifique pour chaque poste sur lequel est installé le logiciel. Cette problématique disparaît complètement avec un logiciel de caisse en ligne (c'est à dire sur le cloud), puisque vous pouvez vous connecter de n'importe où. De plus le risque de crash de votre disque local est bien réel, beaucoup de magasins passent sur ce type d'architecture suite à la perte de données (c'est dommage d'en arriver là). Notons également que les données stockées en locales nécessitent des synchronisations entre tous les postes, générant bien souvent des souci de concordances entre les données d'un poste à l'autre. Effectivement de leur côté les caisses en lignes nécessitent obligatoirement une connexion internet, mais misent sur le fait qu'il est aujourd'hui relativement simple d'obtenir une simple connexion, en utilisant par exemple la 4G au besoin pour se dépanner ponctuellement, ce qui est tout de même mieux qu'une perte nette des données, ou un blocage prolongé et toute la maintenance qui va avec en cas de panne.

Un gain de temps à bien des niveaux

La caisse ne doit pas représenter une contrainte, mais bien être un partenaire au quotidien qui vous facilite la vie. Alors certes au début, l'introduction des produits dans le logiciel prendra un certains temps sur le moment, mais le gain de temps en retour sera démultiplié. Evidemment, à commencer par la partie vente, la gestion des codes barres vous permettra d'identifier immédiatement le produit de la vente sans recherche fastidieuse. Le logiciel de caisse vous sortira automatiquement toutes les éditions liées à vos ventes (journaux de caisses, rapports détaillés mensuels etc...), c'est votre comptable qui va être content ! Le temps économisé vous permettra de vous consacrer pleinement à votre activité principale, la vente. Pour vous assister dans cette tâche, le logiciel mettra à votre disposition toutes les analyses nécessaires (réceptions, ventes, restes en stock etc...) pour vous aider dans vos prises de décisions.

Les périphériques de caisse

L'avantage avec la caisse en ligne, c'est que vous pouvez travailler aussi bien sur un Windows que sur un Mac, mais attention à bien choisir des périphériques compatibles avec votre système d'exploitation. Il faut également bien veiller à avoir suffisamment de ports USB afin de ne pas vous retrouver en manque de branchements disponibles (vous pouvez utiliser un hub USB pour en augmenter le nombre).
Faisons le point sur ces accessoires usb pour la caisse. Commençons par le tiroir caisse, veillez à ce que le nombre de compartiments soit suffisant pour pouvoir trier correctement vos pièces et vos billets. Celui vendu sur notre site assure un très bon rangement de la monnaie et des chèques, et s'ouvre très facilement. Une clé permet de verrouiller le tiroir lorsque vous vous éloignez de celui-ci. Il faut également qu'il soit robuste, imaginez le nombre de fois qu'il est ouvert et refermé au quotidien !
Côté imprimante ticket, la TMT20II de la marque EPSON est l'imprimante usb que nous avons sélectionné, d'une fiabilité qui n'est plus à démontrer, et parfaitement compatible avec notre caisse. Pour ceux qui préfère se passer de fil, et pouvoir sortir le ticket de caisse depuis n'importe quelle device comme un iPad en passant par le réseau wifi, l'imprimante ticket Epson TM-M30 sera celle de la situation. Et pour cette dernière, bonne nouvelle, un afficheur client est compatible, le DM-D30. Celui-ci permettra à vos clients de voir sur son petit écran un message de bienvenue, ainsi que le prix des articles au fur et à mesure que vous les saisissez.
Ensuite, si vous utiliser le site pour générer vos étiquettes codes-barres, une simple imprimante A4 remplira parfaitement cette fonction. Il suffira d'introduire, des pages d'étiquettes vierges dans votre bac au lieu des pages blanches classiques avant d'imprimer.

Lecture des articles

Le lecteur de codes-barres (également appelé douchette) permettra ensuite de reconnaître automatiquement vos codes-barres en caisse, et donc de sélectionner le bon produit correspondant. Selon le modèle que vous choisissez (parmi les accessoires que Temmple vous propose), un socle vous permettra de poser le lecteur sur votre meuble de caisse. Deux technologies de pointages existent pour le lecteur : CCD ou laser. La différence entre les deux se fera principalement sentir sur la détection du code-barre, le technologie laser étant un cran au dessus à ce niveau. Le CCD est cela dit très efficace également, et identifiera vos produits sans aucun souci. Plusieurs formes existent selon la prise en main souhaité, de notre côté nous optons uniquement pour des douchettes de type "pistolet" (que ce soit pour le modèle CCD ou le modèle laser), selon notre expérience, c'est la forme la plus ergonomique, bien mieux que les modèles avec le bouton de bipage placé sur le dessus. Ceux qui souhaitent se passer de lecteur de code-barres le peuvent parfaitement (si par exemple vous avez peu de produits), il vous est tout à fait possible d'identifier les produits manuellement par leur nom.

Le meuble de caisse

Concernant l'aménagement de votre meuble de caisse. Si vous utilisez un meuble spécialement conçu à cet effet (ce qui est assez rarement le cas), rien de particulier, des trous seront normalement prévus pour passer les différents câbles reliants vos périphériques et votre caisse (entendons votre ordinateur, que ce soit une tour, un ordinateurs portable ou autre) ainsi que pour passer les câbles d'alimentation (pour l'ordinateur et les imprimantes A4 ou ticket). Si vous utilisez un meuble à la base non prévu à cet effet (comme par exemple un comptoire) notre astuce est de faire les trous vous même proprement (avec une scie cloche par exemple), ou de faire appel à un artisan pour cela, en prenant bien soin de positionner les trous au bon endroit, de manière à ce qu'ils soient le moins visible possibles, et qu'ils permettent de dissimuler intelligemment les fils. Personne n'aime voir des cables, encore moins vos clients ! Pensez également à prévoir une multiprise avec suffisamment de prises pour accueillir tous les périphériques nécessitant une alimentation classique.

Soignez vos clients en caisse

La caisse doit une nouvelle fois être un véritable appui, cette fois-ci pour vous assister dans votre relation client, le moment du passage en caisse étant propice à propice à prendre de l'information sur votre client, et ce à plusieurs niveaux. Tout d'abord, prenez l'habitude dès que possible d'associer la vente au compte de votre client lors de son passage en caisse, afin de vous assurer un fichier client qui soit le plus conséquent possible, créez sa fiche si celle-ci est inexistante. Il faut vraiment essayer de ne pas sauter cette étape dans la mesure du possible (nous savons que cela n'est pas toujours possible parfois lors de fortes affluences en caisse). Cela vous permettra de pouvoir utiliser votre base client pour communiquer efficacement par la suite (campagnes marketing etc...), mais pas uniquement. Cela vous permettra également par la suite de revenir sur la fiche du client, et pourquoi par jeter un oeil sur ses achats précédents. Vous pouvez ainsi percevoir rapidement ses habitudes d'achat, et pourquoi pas suite à cela faire de la vente complémentaire aux produits ou services déjà vendus.
Autre astuce, il vous est possible de personnaliser les champs de la fiche client, il faut tirer avantage au maximum de cette fonctionnalité, en collectant le genre d'informations qui vous servira par la suite (en prenant bien sûre des informations adaptées à votre activité). Vous pouvez par exemple vous servir de ce type d'information collectée afin de faire un accueil et des propositions personnalisées par la suite. Lors du passage en caisse, adoptez un comportement serviable avec votre client et jouez la proximité, la relation que vous avez avec votre lui n'en sera que améliorée.

format_quote

Montrez à votre client que vous le connaissez, apportez lui le sentiment qu'il est privilégié. Le logiciel de caisse va vous apporter le soutien nécessaire pour cela.
N'importe quel client aime se sentir unique, ne l'oubliez jamais !